در زمینه اسباب کشی اداری و یا شرکتی مهمترین مرحله هماهنگی بین تعداد زیادی از کارکنان آن مجموعه، جهت انجام امور مرتبط با اسباب کشی در یک بازه زمانی میباشد. قسمت اصلی و مهم کار شامل اجرای درست یک استراتژی اجرائی در دو حوضه ارتباطات داخلی ( کارمندان داخل مجموعه ) و ارتباطات خارج سازمانی (مشتریان یا ارباب رجوع و سایر شرکت ها و یا ارگان های همکار ) میباشد ، چرا که گاهی اوقات عدم هماهنگی و نداشتن سیاست اجرایی مناسب باعث بروز مشکلات فراوان هم در داخل سازمان و هم در ارتباطات خارج از سازمان خواهد شد.
برنامه ریزی برای انجام یک اسباب کشی اداری بسته به ابعاد شرکت و یا سازمان مورد نظر متفاوت میباشد اما بهترین زمان برای شروع برنامه ریزی برای جابه جایی یک شرکت و یا اداره نسبتا بزرگ به طور متوسط سه ماه قبل از شروع کار میباشد.
شما باید در سیاست گذاری اجرای مراحل اسباب کشی سازمان خود تمام جوانب کار را در نظر بگیرید و این امر نیاز به زمان و تخصص برای ایجاد یک استراتژی مبتنی بر فعالیت شرکت شما دارد، و لازم است که هم کارکنان و هم مشتریان را به طور کامل از تغییرات آینده آگاه نمایید به طوری که هیچ خدشه ای در فعالیت های اصلی و اعتبار و خدمات روزانه ارگان یا موسسه شما وارد نشود.
مراحل اسباب کشی در سازمان ها
۱) تنظیم برنامه اجرایی و اطلاع به کارمندان
ابتدا باید لیستی از تمام مراحل مهم یک اسباب کشی را تهیه کرده و متناسب با آن برنامه ریزی و سیاست گذاری مشخصی را انجام داده و در اختیار تمام کارمندانتان قرار دهید ، به طوری که همه کارمندان از زمان دقیق جابه جایی و وظایفی که برای آنها در طول اجرای مراحل اسباب کشی مشخص شده اطلاع داشته باشند..
۲) مشخص کردن دستورالعمل چگونگی جمع آوری و بسته بندی وسایل برای کارمندان
باید به کارکنان مجوعه خود دستورالعمل کامل و مشخصی در مورد چگونگی جمع آوری و بسته بندی دفاتر ، اسناد و سایر وسایل اداری برای انجام یک جابه جایی راحت و امن داده شود. این دستور العمل باید شامل روش های استاندارد و اصولی برای چگونگی جمع کردن و ایمن سازی وسایلی که آنها مسئول حفظ سلامتی آن هستند باشد و توضیحات کاملی در رابطه با چگونگی انجام این وظایف را در اختیار آن ها قرار دهد.
۳) مشخص کردن محتویات بسته ها و کارتن ها
در طول اسباب کشی ممکن است نیاز به تعطیلی شرکت برای بسته بندی وانجام مراحل نهایی اثاث کشی باشد. این موضوع باعث میشود که کارمندان شما بتوانند با خیال راحت به وظایف محوله خود برای انجام جابه جایی به محل جدید بپردازند. از انجام صیح جمع آوری و بسته بندی تجهیزات دفتری و اداری از مبلمان گرفته تا جزیی ترین موارد مانند پوشه های مدارک ، زونکن ها و یا کامپیوترها اطمینان حاصل کنید.یادتان باشد حتما برروی لوازم و کارتن های بسته بندی شده با نصب یک لیبل علاوه بر ثبت محتویات آن بسته و یا کارتن مشخص کنید که آن وسایل مربوط به کدام بخش و یا شخص میباشد.این کار باعث میشود که بعد از انتقال وسایل به محل جدید در سریعترین زمان ممکن سازمان شما به نظم طبیعی خود بازگشته و فعالیت خود را از سر بگیرد.
۴) قبل از اسباب کشی ، محل استقرار هر بخش را در جای جدید مشخص کنید
قبل از انتقال وسایل به محل جدید حتما محل مستقر شدن واحدهای مختلف و حتی کارمندانتان را مشخص کنید .این کار باعث میشود هنگامی که کارگران باربری وسایل داخل ماشینها را تخلیه میکنند بدانند که هر بسته یا کارتن برای کدام طبقه و کدام اتاق میباشد و آن ها را در همان قسمت قرار دهند و دیگر نیازی به جابه جایی مجدد وسایل و انتقال آن ها به بخش های مربوطه نیست.
۵) ارائه اطلاعات کامل در رابطه با موقعیت مکانی محل جدید
قبل از نقل مکان به محل جدید شرکت به کارکنان خود اطلاعات کاملی در رابطه با محل جدید شرکت از قبیل آدرس دقیق ، چگونگی رفت و آمد ، دسترسی به شبکه حمل و نقل عمومی ، محدودیت های ترافیکی و محل قرار گرفتن پارکینگ های نزدیک به ساختمان جدید و هر آنچه که لازم هست ارائه دهید.